Τι είναι η φυσική απογραφή;
Ο λόγος που θεωρείται σημαντική η φυσική απογραφή.
Πότε κάνουμε φυσική απογραφή;
Ποια τα στάδια που εκτελούνται;
- Σε πρώτη φάση στην εφαρμογή καταχωρούνται οι ποσότητες που καταμετρήθηκαν μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Η καταχώρηση γίνεται στην «λογιστική» μονάδα παρακολούθησης (δηλαδή πχ τεμάχια αντί για κιβώτια) και στην λεπτομέρεια που παρακολουθείται το είδος (πχ. Αν παρακολουθούμε τα είδη σε παρτίδες καταγράφεται η φυσική ποσότητα της συγκεκριμένης παρτίδας ή στην περίπτωση παρακολούθησης σε χρώμα – μέγεθος καταχωρούνται οι ποσότητες ανά χρώμα –μέγεθος)
- Σε επόμενη φάση η εφαρμογή δημιουργεί ΑΥΤΟΜΑΤΑ κινήσεις ελλειμμάτων / πλεονασμάτων (δηλαδή εισαγωγή ή εξαγωγή) στο κύκλωμα αποθήκης ώστε να «συμφωνήσουν» τα φυσικά υπόλοιπα (αυτά που μετρήθηκαν) με τα λογιστικά υπόλοιπα (αυτά που δείχνει η εφαρμογή) ΣΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΑΤΑΜΕΤΡΗΣΗΣ.
Παραδοχές
- Η βασική παραδοχή για μια επιτυχημένη διαδικασία φυσικής απογραφής είναι ότι καταχωρούμε τις «τελικές» ποσότητες ενός είδους , στο ράφι, μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας. Δηλαδή αν πχ. Μετράμε και καταγράφουμε ποσότητες ραφιού για το είδος «00001» στην 31/12/2021 θα πρέπει να καταγράψουμε την ποσότητα του είδους το βράδυ της 31/12/2021.
- Ένα άλλο «λεπτό» σημείο έχει να κάνει με τα είδη που ο «καταμετρητής» δεν βλέπει στο ράφι (πχ έχουν πουληθεί όλα). Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι στη λίστα που «κρατάει» στα χέρια του και καταγράφει ποσότητες το είδος δεν υπάρχει… Μια γενική σύμβαση είναι ότι γι’ αυτά τα είδη θα πρέπει να θεωρηθεί το φυσικό υπόλοιπο σαν μηδενικό.
- Τέλος η καταγραφή των ποσοτήτων γίνεται πάντα σε επίπεδο
«αποθηκευτικού χώρου». Δηλαδή αν τηρούμε 3 αποθηκευτικούς χώρους (πχ Υπόγειο, Ισόγειο, Α Όροφος) θα εκτελέσουμε 3 καταμετρήσεις.
Παράδειγμα 1ο.
Αν θέλουμε να κάνουμε καταμέτρηση των προϊόντων μας το πρωί πριν ξεκινήσει η εργασία, το παραστατικό ΚΦΥ θα πρέπει να έχει ημερομηνία την προηγούμενη. Ο λόγος γιατί αναφερόμαστε για τα υπόλοιπα της προηγούμενης ημέρας. Βασική προϋπόθεση να είναι καταχωρημένα παραστατικά αγοράς ή πωλήσεων μέχρι και την ημερομηνία καταχώρησης του ΚΦΥ.
Παράδειγμα 2ο.
Αν θέλουμε να κάνουμε καταμέτρηση στο τέλος της ημέρας, το παραστατικό ΚΦΥ θα πρέπει να έχει ημερομηνία την τρέχουσα. Βασική προϋπόθεση να είναι καταχωρημένα παραστατικά αγοράς ή πωλήσεων μέχρι και την ημερομηνία καταχώρησης του ΚΦΥ.
Η διαδικασία στην οικογένεια εφαρμογών TopShop / TopValue
Τι θα χρειαστώ;
Μια λίστα ή ένα αρχείο Excel με ΟΛΑ ΤΑ ΕΙΔΗ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ. Δημιουργείται εύκολα από την λίστα ειδών όπου αφού επιλέξετε στη λίστα ΟΛΑ ΤΑ ΕΙΔΗ (δεξί κλικ στη λίστα -> Επιλογή όλων), επιλέγετε από την αριστερή πλευρά (μαύρο τριγωνάκι ▼) , Εξαγωγή δεδομένων -> Export σε Excel
Φάσεις απογραφής
Καταγράφετε στη λίστα / αρχείο Excel τις ποσότητες των ειδών που μετράτε. Δεν είναι ανάγκη να μετρήσετε ΟΛΑ τα είδη μια συγκεκριμένη ημέρα, αρκεί τα είδη που μετρήσατε την συγκεκριμένη ημέρα να μην τα πωλήσετε ή αγοράσετε την ΙΔΙΑ ημέρα.
2. Καταχωρείτε τις μετρήσεις σας.Από το βασικό menu της εφαρμογής επιλέγετε Αποθήκη -> Κινήσεις Αποθήκης ->Συναλλαγές Κινήσεων Αποθήκης (Αν δεν το βλέπετε πατήστε στο κάτω μέρος του menu, τα δύο κίτρινα γρανάζια και επιλέξτε Menu TopValue /….)
To παραστατικό που θα επιλέξετε είναι το ΚΦΥ και θα προσέξετε σε ποιόν χώρο καταχωρείτε τις μετρήσεις και με ποια ημερομηνία (είναι αυτή που ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΑΤΕ την μέτρηση).Ενδιαφέρουν ΜΟΝΟ οι ποσότητες , καθώς οι αξίες δεν παίζουν κανένα ρόλο σε αυτή τη φάση. Με την παραπάνω διαδικασία καταχωρείτε τις μετρήσεις σας, αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να έχετε πολλά ίδια ή και σε διάφορες ημερομηνίες.
Όπου:
- Παρ/Κο Φυσικής Απογραφής -> Ο τύπος του παρ/κου που καταχωρήσατε τις μετρήσεις (βλ. Φάση 1)
- Ημερομηνία Από / Ημερομηνία Έως -> Οι ημερομηνίες που καταχωρήσατε το/τα ΚΦΥ
- Παρ/κο Ελλειμμάτων/πλεονασμάτων -> Αυτός είναι ο τύπος παραστατικού που η εφαρμογή θα καταχωρήσει αυτόματα (με +/-) στην αποθήκη ώστε να συμφωνήσουν τα φυσικά με τα λογιστικά υπόλοιπα
- Σειρά -> Η σειρά του παραστατικού που θα δημιουργηθεί . Στο σημείο αυτό υπενθυμίζουμε ότι η λογική με την οποία η εφαρμογή δημιουργεί σειρές είναι ΧΧΜΥΥ πχ 99Μ00, αυτό σημαίνει ότι η σειρά αυτή λειτουργεί στο Κεντρικό (99) και είναι μηχανογραφική (Μ). Στο σημείο αυτό καταχωρείτε ΜΟΝΟ τα 3 τελευταία ψηφία της σειράς , τα δύο πρώτα τα αντιλαμβάνεται ηεφαρμογή από το υποκατάστημα που έχετε μπει (πχ 99 – Κεντρικό).
- Επιλογή Α.Χ. -> Ο αποθηκευτικός χώρος της καταμέτρησης
- Μη καταγεγραμμένα είδη θεωρούνται μηδέν -> Στο σημείο αυτό θέλει ιδιαίτερη προσοχή. Αν επιλέξουμε το check (πράσινο) τότε ΟΛΑ τα είδη που ΔΕΝ ΒΡΙΣΚΟΝΤΑΙ στις γραμμές του ή των ΚΦΥ , στον συγκεκριμένο ΧΩΡΟ θα ΜΗΔΕΝΙΣΤΟΥΝ.
Αποτέλεσμα
Αν η διαδικασία εκτελεστεί με επιτυχία, θα παρατηρήσετε στη λίστα των παραστατικών της αποθήκης, παραστατικά τύπου ΕΠ1 (ανά χώρο και ημερομηνία) που θα περιλαμβάνουν τις ποσότητες «διαφορών» των ειδών στην ή στις ημερομηνίες που καταχωρήσατε τις μετρήσεις (ΚΦΥ). Ακόμη δημιουργείται ξεχωριστό παραστατικό για τα είδη τα οποία δεν έχουν καταμετρηθεί και μηδενίζονται.
Επίσης τα υπόλοιπα των ειδών στην ή στις ημερομηνίες των καταμετρήσεων θα είναι ΙΣΑ με τις ποσότητες των παραστατικών ΚΦΥ.
