Όπως όλα τα σύγχρονα λειτουργικά συστήματα έχουν μεθόδους διαχείρισης αδειών ή δικαιωμάτων πρόσβασης που αποδίδουν σε συγκεκριμένους χρήστες και ομάδες χρηστών, έτσι και τα προγράμματα Topshop / Topvalue έχουν αυτή τη δυνατότητα.
Δημιουργία χρήστη
Από το μενού πηγαίνουμε Βοηθητικά προγράμματα-ρυθμίσεις->Γενικά->Πρόσβαση και ασφάλεια Εφαρμογής->Χρήστες 
Εκεί εμφανίζονται οι χρήστες όπου είναι δημιουργημένοι από το σύστημα ή μπορούμε να δημιουργήσουμε νέο/ους. Πατώντας το κουμπί με τον πράσινο σταυρό (δημιουργία νέας εγγραφής), εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη:
1. Κωδικός: Χρησιμοποιείται για την είσοδο στο πρόγραμμα (όνομα χρήστη)
2. Supervisor: Αν ο χρήστης έχει δικαιώματα Supervisor.
3. Επωνυμία: Λεκτικό π.χ Ονοματεπώνυμο χρήστη
4. Κωδικός: Κωδικός πρόσβασης του χρήστη για το πρόγραμμα
5. Ημ.Λήξης Πρόσβασης: Ημερομηνία όπου θα τερματιστεί η πρόσβαση του χρήστη.
6. Υποκατάστημα: Δηλώνουμε το υποκατάστημα όπου θα έχει πρόσβαση ο χρήστης.
7. Ομάδα: Δημιουργούμε ή ορίζουμε σε ποια ομάδα χρηστών ανήκει ο συγκεκριμένος.
8. Διαχ. Ομάδας: Αν είναι διαχειριστής ομάδας ο συγκεκριμένος χρήστης.
9. Υπερεταιρικός: Αν έχει πρόσβαση και σε άλλες εταιρείες του προγράμματος ο χρήστης.
10. Υπόκειται σε Περιορισμούς: Ο χρήστης λαμβάνει του περιορισμούς που τυχόν έχουν ρυθμιστεί στα τερματικά.
11. Προεπιλογή Menu: Ορίζουμε το προεπιλεγμένο menu, εφόσον έχουμε δημιουργήσει κάποιο όπως αναφέρεται εδώ ,για τον χρήστη.
Παρακάτω θα δούμε τα υπόλοιπα tabs που υπάρχουν.
Security groups ή ρόλοι χρηστών. 
Δηλώνουμε τους ρόλους του χρήστη. Δεν έχει σχέση με την ομάδα που είδα στην πρώτη καρτέλα Γενικά. Σε ένα security group δηλώνουμε σε ποια μέρη του προγράμματος έχουν πρόσβαση οι χρήστες όπου ανήκουν στο συγκεκριμένο Security Group. Τα security groups τα βρίσκουμε από το μενού Βοηθητικά Προγράμματα – Ρυθμίσεις ->Γενικά -> Πρόσβαση και ασφάλεια εφαρμογής -> Security Groups.
Ανοίγοντας το Group που μας ενδιαφέρει, ορίζουμε στο Tab Διακαιώματα Ομάδας, αυτά τα οποία θέλουμε να έχουν πρόσβαση τα μέλη του Group. Menu, Φόρμες, Εκτυπώσεις, Κύβοι – Pivots, Actions, Bo Imports
Εδώ ρυθμίζουμε την λήψη ή αποστολή email. Σχετικές οδηγίες για ρύθμιση email υπάρχουν εδώ.
Από την έκδοση 2.8.2.47 δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη, να αιτηθεί ανανέωση την συνδρομής του προγράμματος. Σχετικές οδηγίες αναφέρονται εδώ.
Λεκτικά Διακαιωμάτων Πρόσβασης
Μία νέα δυνατότητα είναι τα λεκτικά δικαιωμάτων πρόσβασης. Στους χρήστες, πατώντας εργασίες -> Λεκτικά δικαιωμάτων πρόσβασης.
Εκεί εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη όπου μπορούμε να ορίσουμε λεκτικά (tags) στον χρήστη, χρησιμοποιώντας τα αυτά σε custom φόρμες, grid κτλ.
1. Κάθε γραμμή αναφέρεται σε ένα όνομα – λεκτικό
2. Αν η γραμμή περιέχει @ τότε το αριστερό τμήμα αναφέρεται σε ομάδα που πρέπει να είναι μοναδική. Όπως φαίνεται και στη φωτογραφία, υπάρχει η ομάδα “salesgrid”. Δεν μπορούμε να την χρησιμοποιήσουμε και δεύτερη φορά στον ίδιο χρήστη. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε όμως όσες διαφορετικές ομάδες θέλουμε.
Που ορίζουμε τα λεκτικά δικαιωμάτων πρόσβασης;
Τα λεκτικά δικαιωμάτων πρόσβασης υπάρχουν σε οτιδήποτε custom δημιουργούμε στο πρόγραμμα, είτε αυτό είναι ένα menu ή ένα grid. Παρακάτω φαίνεται το σημείο όπου δηλώνουμε το λεκτικό.
